Responsabile della conservazione: cosa cambia dal 1 gennaio 2022?

Perché sono importanti le linee guida AgID?
Ricordiamo che mediante l’adozione di procedure e politiche in conformità alle Linee Guida AgID, la conservazione garantisce ai documenti il mantenimento del valore giuridico, caratteristiche di integrità e immodificabilità, data certazione, ma anche l’accesso, la reperibilità, l’affidabilità e la leggibilità, in un contesto di relazioni e descrizioni archivistiche.

Cosa cambierà dal 1° gennaio 2022?
Il Responsabile della Conservazione è la prima figura ad essere interessata alle modifiche previste dalle nuove linee guida dell’AgID.

Entro il 1° gennaio 2022, inoltre, i soggetti che svolgono attività di conservazione, anche privati, dovranno dotarsi di un adeguato sistema di conservazione dei documenti informatici, provvedendo anche alla nomina di un Responsabile della conservazione digitale. La corretta conservazione documentale potrebbe avere diversi vantaggi a livello legale.

Il Responsabile per la conservazione digitale ha – fra le altre attività – il compito di definire le politiche di conservazione e i requisiti funzionali del sistema di conservazione, gestire il processo di conservazione e garantirne la conformità alla normativa vigente.
Non solo, il responsabile deve anche effettuare il monitoraggio della corretta funzionalità del sistema di conservazione e adottare le misure necessarie per la sicurezza fisica e logica del sistema di conservazione.

In particolare, al punto 4.5 delle Linee Guida (che si può trovare, qui) viene posta a carico del Responsabile della conservazione l’attività di predisposizione del Manuale di conservazione e aggiornamento periodico dello stesso in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi, procedurali o tecnologici rilevanti, escludendone la delega al conservatore del servizio.

Cos'è il Manuale della conservazione?
L'AgID definisce così questo documento: 

“è un documento informatico che deve illustrare dettagliatamente l’organizzazione, i soggetti coinvolti e i ruoli svolti dagli stessi, il modello di funzionamento, la descrizione del processo, la descrizione delle architetture e delle infrastrutture utilizzate, le misure di sicurezza adottate e ogni altra informazione utile alla gestione e alla verifica del funzionamento, nel tempo, del sistema di conservazione”.

Il Manuale della conservazione è un documento obbligatorio per le pubbliche amministrazioni e per i privati che conservano i propri documenti in modalità informatica.