Quale differenza c'è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Quale differenza c'è tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Le fatture elettroniche, come già sappiamo, vanno archiviate e conservate a norma. Ci sono differenze tra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica?

La risposta è SÌ.
I due termini vengono utilizzati a volte come sinonimo, ma vi sono delle differenze per compiere la corretta strada verso la gestione documentale digitale dei documenti della tua azienda.

Cos'è l'archiviazione elettronica?
Questa attività garantisce di memorizzare un documento su di un supporto digitale. Un processo simile all'archiviazione che molti (o tutti) conosciamo, ovvero, la tradizionale archiviazione cartacea, quello che cambia è il tipo di supporto.

Cos'è la conservazione sostitutiva?
Ne avevamo già parlato in precedenza, proprio qui.
Vogliamo ricordare che i criteri per una corretta conservazione documentale devono garantire caratteristiche di integrità ed autenticità, ma anche l'accesso e la leggibilità ai documenti informatici oggetto di conservazione.
Va poi specificato che vi è un'ulteriore distinzione tra conservazione digitale e conservazione sostitutiva.
Grazie al termine "digitale" vogliamo indicare tutti i processi che permettono di conservare a norma il documento di natura digitale.
Invece, con il termine "sostitutiva" intendiamo la trasformazione di un documento da forma cartacea a digitale e la sua conservazione a norma. Per fare la conservazione sostitutiva sono richiesti strumenti dedicati alla digitalizzazione e autenticazione dei documenti (scanner, firma elettronica).

Posso conservare solo le fatture elettroniche o anche altri tipi di documenti?
La risposta corretta è che si possono conservare anche altri tipi documenti. Documenti di natura amministrativa, come: bilancio d'esercizio, F23 e F24, libro giornale, libro degli inventari, registro utili ai fini IVA, scritture patrimoniali, o reddituali, o ancora di magazzino.

La conservazione digitale di tutti i documenti richiede l'utilizzo di apposite procedure e piattaforme.
Magia Srl è il partner ideale per supportare il processo di digital trasformation, anche per la gestione documentale digitale.

Magia S.r.l.

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