Dematerializzazione dei documenti: Perché farlo e quali sono i vantaggi

Quest'operazione prevede l'adozione di diverse operazioni e tecnologie, come: la scansione dei documenti digitalizzandoli tramite scanner, software OCR e sistemi di conservazione. Tali operazioni sono state già viste ed adottate da molte aziende con l'obbligo della fatturazione elettronica.

Ma quali possono essere i benefici in termini di costi?
Secondo le stime dell’Osservatorio Digital B2B del Politecnico di Milano il passaggio dalla fatturazione cartacea a quella digitale può portare un beneficio per le imprese pari circa a dai 2,00€ ai 4,00€ per singolo file fattura derivanti da risparmi in fase di trasmissione, occupazione di spazio, materiali consumabili e ricerca dei documenti.
In questa stima di benefici non sono ricompresi quelli raggiungibili attraverso l’utilizzo di ulteriori strumenti informatici a supporto della digitalizzazione e automazione dell’intero processo.

Quali altri vantaggi si possono ottenere?

Risparmio di carta
Se il documento nasce in digitale con la conservazione digitale a norma non è nemmeno necessario fare una stampa, fotocopiarla o archiviarla.

Risparmio in termini di tempo
Non saranno necessarie determinate attività, come detto di stampa ed archivio e quindi il tempo potrà essere dedicato ad attività di maggior importanza e valore per l'azienda.

Risparmio in termini di spazio
Non stampando ed archiviando non saranno spazi fisici all'interno dell'azienda per custodire i documenti.

La dematerializzazione dei documenti richiede l'utilizzo di apposite procedure e piattaforme. Magia Srl è il partner ideale per supportare il processo di digital trasformation, anche per la gestione documentale digitale.